Fare con metodo: di più e meglio
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Nel nostro mondo frenetico, dove le distrazioni sono a portata di click, gestire il tempo in modo efficiente è più una necessità che una virtù. Personalmente, uso la tecnica del “time blocking” – una strategia potente che non solo mi permette di rimanere in carreggiata con i vari progetti quotidiani, ma mi regala anche una grande soddisfazione a fine giornata.
Gestendo più progetti a lungo termine, affrontavo due rischi principali:
- L’entusiasmo per alcune fasi dei progetti rischiava di travolgermi, facendomi dedicare troppo tempo a un singolo progetto e trascurando gli altri.
- Poi c’erano quelle attività meno entusiasmanti che mi tentavano con il canto di sirena della procrastinazione.
Ma da quando ho iniziato a usare il time blocking, la mia giornata lavorativa è cambiata radicalmente. Ora, a fine giornata, mi sento soddisfatta e piena di energia, spesso riuscendo a spuntare tutto dalla mia lista settimanale senza dover correre contro il tempo.
Time Blocking: cosa?
Il time blocking è semplice: si basa sull’assegnare blocchi di tempo a specifiche attività da completare nella settimana. È un po’ come fare un puzzle con il proprio tempo, trovando il posto giusto per ogni pezzo.
In questo modo, pianifichiamo in anticipo le varie attività dei progetti: scriviamo le diverse fasi e assegniamo a ciascuna blocchi di tempo definiti. Questo aumenta l’accuratezza della pianificazione e la capacità di completare i compiti nei tempi previsti.
Non ci sono regole fisse sulla lunghezza dei blocchi; dipende dall’attività che vogliamo completare: possono variare dai 20 minuti per un’attività veloce fino a 2-3 ore per quelle più complesse
Di solito, pianifico i blocchi settimanali alla fine della settimana precedente, assegnando colori diversi ad attività dello stesso tipo. Grazie ai colori, posso capire a colpo d’occhio se sto dando la giusta priorità ai vari progetti e attività.
Time blocking: perché funziona?
Pianificando i blocchi anticipiamo le decisioni su “cosa fare”, permettendo una maggiore concentrazione sull’attività in corso.
Usando questa tecnica con costanza, ho notato molti benefici:
- Meno “Attention Residue”. Decidere cosa fare è un’attività in sé e, se la svolgiamo ogni volta che cambiamo compito, rischiamo di distrarci. Quando sappiamo già cosa fare, non dobbiamo tornare alla “to-do-list”, possiamo concentrarci sulla specifica attività senza essere distratti da altre cose da fare.
- Più predisposizione al Flow. Il time blocking favorisce il single-tasking, ovvero l’abitudine di fare una cosa alla volta. Solo quando dedichiamo la nostra concentrazione ad una singola cosa, possiamo esserne “rapiti” ed entrare nel flusso dando il massimo.
- Più focus sulle priorità. Avere un programma da seguire rafforza la nostra forza di volontà. Con il time blocking, siamo più bravi a “dire no” e proteggere il nostro tempo da distrazioni esterne e interne. Bloccare specifici slot di tempo per le attività pone il focus sulle priorità piuttosto che sulla voglia del momento. Una lista di cose da fare solitamente incentiva a completare prima i compiti più facili, con il rischio che i compiti più difficili (e più impattanti sui risultati) vengano lasciati in fondo.
A me piace pianificare i “blocchi” che richiedono concentrazione a metà mattina, in modo da avere il tempo di gestire eventuali urgenze all’inizio della giornata e poi dedicarmi totalmente al “deep work“, minimizzando le distrazioni. I compiti di minore importanza o complessità li dedico ai momenti in cui la mia concentrazione è più bassa, come subito dopo pranzo.
Time blocking: come?
Come utilizzare il time blocking nel quotidiano?
Ecco la mia procedura in 3 passi:
- Il venerdì dopo pranzo è il mio “planning moment” per la settimana successiva: elenco tutto ciò che devo fare, dividendolo in macroaree e raggruppando per tipo di attività quando possibile.
- Pianificazione settimanale: inserisco i blocchi distribuendoli nei vari giorni della settimana in base allo spazio che resta tra meeting e altri lavori di gruppo. In questa fase sto attenta a lasciare sempre degli spazi vuoti, da riservare alle eventuali urgenze dell’ultimo minuto.
- Revisione giornaliera: a fine giornata rivedo il programma in base a ciò che ho completato e lo modifico se necessario. Inoltre, per ogni giorno identifico quelle 2-3 cose che voglio assolutamente completare, le metto su un post it sullo schermo del PC. In questo modo appena inizia la mia giornata lavorativa, ho bene in mente le attività su cui ho deciso di non procrastinare.
E per chiudere, mi fa piacere condividere con voi un prezioso consiglio preso dal libro di Brian Tracy che ho fatto mio:
If you have to eat two frogs, eat the ugliest one first. This is another way of saying that if you have two important tasks before you, start with the biggest, hardest, and most important task first. – Brian Tracy
C’è un detto che dice: ‘Se devi mangiare due rane, mangia prima quella più brutta.’ Questo è un altro modo per dire che, se hai due compiti importanti davanti a te, inizia con quello più grande, difficile e importante.
E tu, che buone pratiche hai da condividere per la gestione di tempo e attività?
Bibliografia
“Eat that frog“, Brian Tracy
“Deep Work“, Cal Newport
Simona Bargiacchi
Internal Communication & University Relations Manager
Bio | Articoli | Video Intervista AIPP Marzo 2024
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