E-mail: da strumento ad attività

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L’e-mail ha reso possibile inviare istantaneamente messaggi a destinatari in tutto il mondo, consentendo una comunicazione rapida ed efficiente. Per questo è diventata uno strumento di comunicazione primario in ufficio.

Negli ultimi anni però, abbiamo assistito a un cambiamento significativo nella percezione e nell’uso dell’e-mail. Da uno strumento di supporto, è diventata un’attività da fare.

Quali i fattori determinanti di questo cambio di paradigma?

• Il volume: l’aumento esponenziale delle e-mail ricevute ha reso necessaria una gestione più attiva e consapevole. Le persone trascorrono sempre più tempo a scrivere, leggere e rispondere alle e-mail, spesso a discapito di altre attività lavorative.
• La cultura dell’immediatezza: le persone si aspettano risposte immediate alle loro e-mail e si sentono obbligate a rispondere nel minor tempo possibile. Questo ha portato a una percezione delle e-mail come una lista di compiti da completare, piuttosto che come uno strumento di supporto per la comunicazione.
• La modalità di utilizzo: l’e-mail viene spesso sovra-utilizzata, anche quando una semplice telefonata sarebbe sufficiente.

Sommersi dalle e-mail

Fermiamoci e facciamoci qualche domanda:

• Quante e-mail/giorno ricevi?
• Quanto tempo/giorno dedichi alla gestione delle e-mail?
• Quale % delle e-mail che gestisci è efficace?

Sono convinta che fare il primo passo, gestendo le e-mail che scriviamo con metodo, scrivendone meno e meglio, aumenterà anche la qualità delle e-mail che riceviamo.

Strategia: Efficacia prima di tutto

Agire consapevolmente nella scrittura delle e-mail significa prima di tutto porsi almeno queste due domande chiave iniziali.

• “La e-mail è il mezzo giusto?”

Scrivere una e-mail è spesso la scelta più semplice, possiamo farlo al momento in cui ci viene in mente, senza aspettare la disponibilità dell’altro. Però ricordiamoci che ci sono questioni che via e-mail si complicano e che risolveremmo in maniera più efficace programmando una chiamata o un meeting. Se ci accorgiamo che la e-mail diventa troppo lunga o articolata può essere un segnale del fatto che la e-mail non è il mezzo giusto

• “Quale è l’obiettivo della mia e-mail?”
  1. Informare?
  2. Rispondere ad una richiesta?
  3. Chiedere di fare qualcosa?

Averlo chiaro in mente ci aiuta nella scrittura per dare enfasi a quell’obiettivo

Mail con tanti argomenti diversi causano una perdita di focus da parte del lettore e a volte si finisce per farsi la domanda- “ma questa e-mail che scopo aveva?”

Scrivere e-mail con stile

Siamo abituati ad usare le e-mail come un mezzo veloce per inviare un messaggio.

In un mondo in cui tutti sono impegnati e l’attenzione è scarsa, lo stile è fondamentale per scrivere mail che “le persone vogliono leggere” e “portano all’azione”.

È interesse del ricevente e dell’emittente investire nello stile di scrittura perché:

• Le e-mail saranno comprensibili
• Le persone saranno più disposte a leggerle e a fare ciò che serve

Curare lo stile della e-mail significa porre attenzione a 3 punti:

• Destinatari alle e-mail: inseriamo solo chi è necessario, impieghiamo troppo tempo leggendo o cancellando e-mail che non ci riguardano
• L’oggetto della e-mail ha la funzione fondamentale di sintetizzarne l’obiettivo e invogliarne la lettura. È buona norma inserire nell’oggetto parole chiave, talvolta anche numeriche, in modo da essere facilmente identificabile in una ricerca successiva
• Corpo della e-mail, il cuore della mail efficace è
  • Conciso e dritto al punto. Siamo tutti impegnati e spesso ci scoraggiamo davanti ad una e-mail infinita liquidandola con “la segno come non letta e la leggerò dopo” peccato che questa e-mail andrà indietro in cronologia e il rischio che venga “dimenticata” è alto.
  • Facile da leggere anche da cellulare Trovarsi davanti ad un “blocco omogeneo di parte scritta” non aiuta la “scansione” da parte dei nostri occhi. Può essere di aiuto usare frasi brevi, spazi, punti elenco o ancore visive
  • Chiara indicazione di attività da Esponi subito nelle prime righe la questione principale (che sia una domanda, una criticità da risolvere, un’opportunità da cogliere)
  • Indica chiaramente
    • Cosa fare
    • Come farlo, se c’è una procedura specifica da seguire
    • Entro quando. La deadline è fondamentale per permettere al ricevente di organizzarsi per risponderci nei tempi

Collaborare insieme, collaborare meglio

Tutti noi ci rendiamo conto che la e-mail è uno strumento molto utile che, se non correttamente gestito, si trasforma in una fonte di “lavoro da fare” e di “interruzione”.

Se ci impegnassimo a rendere le nostre comunicazioni via e-mail efficaci, ne avremo tutti da guadagnare.

Quali altri suggerimenti da condividere?

Bibliografia

“Unsubscribe” – Jocelyn Glei
“Detto, fatto” – David Allen

Simona Bargiacchi
Internal Communication & University Relations Manager
Bio | Articoli | Video Intervista AIPP Marzo 2024
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