Da comunicare a farsi ascoltare
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Chi comunica è colui che agisce. Chi ascolta recepisce.
È davvero così?
Ricordi anche tu quei professori che si lanciavano in infiniti “spiegoni” senza mai togliere lo sguardo dalla lavagna, senza preoccuparsi di chi li ascoltava? Io ricordo la scena, ma fatico a ricordare cosa dicessero. In quelle occasioni era facile lasciarsi distrarre e vagare con la mente altrove.
In realtà la comunicazione è un processo a due vie: non esiste comunicatore senza audience e viceversa. Non esiste comprensione del messaggio se le due parti in gioco non si prendono cura l’una dell’altra.
Per citare Vera Gheno: “un atto comunicativo non è mai solitario”, “ascoltare e leggere sono funzioni attive come parlare e scrivere”
Quando ci prepariamo a comunicare bisogna partire dal presupposto che l’attenzione del pubblico non è scontata e va conquistata parola dopo parola, partendo da un’attenta pianificazione.
Se si utilizza il metodo giusto l’attenzione non deve essere rubata o attirata con la forza. Anzi, arriva da sola. Liberamente, di sua volontà e, in molti casi, senza nemmeno che il pubblico se ne renda conto. – K. Hall
Comunicare in maniera efficace può essere un dono naturale per alcuni, ma tutti possono migliorare attraverso la pratica e la ricerca del metodo giusto.
Tre sono le fasi che considero cruciali nella progettazione di una comunicazione:
- Definire l’obiettivo
- Creare la struttura portante
- Connettere
1. Chiarire l’obiettivo della comunicazione
Nello sviluppo di una buona comunicazione, il primo passo da fare è farsi le giuste domande: “Cosa voglio ottenere attraverso la comunicazione? Voglio informare, ispirare, coinvolgere, muovere all’azione?”.
Per citare S. Covey “Begin with the end in mind“, ovvero “Inizia Partendo dalla fine”. Il risultato finale desiderato sarà il faro che ci guiderà nel percorso di costruzione della comunicazione.
Saltando questo passaggio, correremo il rischio di aggiungere informazioni superflue, andare fuori tema, usare un tono non adatto allo scopo.
“Una comunicazione = Uno scopo” è il principio guida da tenere in mente.
Ad esempio
- Vuoi fornire informazioni? Il testo dovrà essere semplice e ricco di dettagli e sarà utile affidarsi a punti elenco o ancore visive per facilitare la memorizzazione dei punti chiave.
- Vuoi ispirare? Sarà d’aiuto inserire storie coinvolgenti, fatte di personaggi identificabili e situazioni familiari a chi ci ascolta, domande per stimolare la riflessione e una call to action finale per spronare ad un’azione concreta.
2. Creare la struttura portante
Spesso abbiamo in mente contenuti e collegamenti, per noi logici, che gli altri non riescono a cogliere. Ciò che è chiaro e scontato per noi potrebbe non esserlo allo stesso modo per chi ci ascolta.
Creare a monte la struttura della nostra comunicazione renderà la nostra logica più comprensibile per chi ci ascolta.
Alcuni punti chiave da tenere in mente
- Inizio e fine sono i punti strategici di ogni comunicazione. È lì che dovremo piazzare i contenuti che vogliamo imprimere nella memoria delle persone.
- Dichiarare la struttura del discorso all’inizio facilita la creazione di un “modello mentale” cui ancorare le informazioni, un po’ come l’indice di un libro che “anticipa” il percorso del lettore
- Ripetere alcuni concetti chiave aiuta a fissarli nella memoria
- Usare la tecnica del book-ending, ovvero riepilogare per punti i concetti chiave alla fine di ogni macro-argomento, facilita la comprensione d’insieme.
Connettere, rendendo chi ascolta parte della “storia”
Chi ci ascolta è importante quanto il messaggio che vogliamo trasmettere.
Per destare da subito interesse e catturare l’attenzione può essere utile iniziare fornendo una ragione specifica per ascoltare, rispondendo alle domande “Quali i benefici per chi ascolta? Perché dovrebbero ascoltare?”
E poi? Continuiamo a coinvolgere con una storia.
Le buone storie hanno la capacità di catturare l’attenzione perché si innesca un processo co-creativo: chi ascolta recepisce le parole e le interpreta in base al proprio vissuto, rendendo sottile il confine tra storia ed esperienza personale.
Ecco perché inserire nelle storie un personaggio identificabile può fare la differenza:
“La chiave per raccontare un’ottima storia è trovare un personaggio concreto con cui il pubblico possa identificarsi e stringere un legame” K. Hall
I film di successo si basano su questo principio e ci catturano anima e corpo.
Quindi, come connettere il pubblico e tenerlo connesso?
- Rendi la tua storia la storia del pubblico inserendo dettagli specifici con cui possano riconoscersi (un cibo, una pratica, un film, una moda)
- Integra nella comunicazione domande per far riflettere mantenere alta l’attenzione.
- Previeni dubbi dando la risposta anche se non richiesta, in questo modo chi ascolta non penserà a “aspettare il proprio turno per fare domande” ma potrà ascoltare con piacere.
- Lascia il segno in chiusura. Invece di chiudere con un “grazie per l’attenzione” o un “avete Domande”. Ispira la riflessione o chiudi con una «call to action» per incitare a mettere in pratica ciò che hanno imparato «cosa farai di diverso da domani?»
Altri consigli per una comunicazione efficace?
Bibliografia
Vera Gheno, Le ragioni del dubbio.
Kindra Hall, L’arte dello storytelling.
S. Covey, 7 habits of highly effective people.
Simona Bargiacchi
Internal Communication & University Relations Manager
Bio | Articoli | Video Intervista AIPP Marzo 2024
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