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Come pianificare una settimana (e una vita) produttiva

L’importanza di una corretta pianificazione

Image by estee janssens on Unsplash.com


Se sei una persona che ama pianificare le proprie settimane, ti sarai reso conto che gli imprevisti sono all’ordine del giorno.

Se non ami pianificare, ma hai tanti obiettivi, avrai notato quanto, invece, sarebbe importante dare maggior struttura alle tue giornate.

Fra tanti impegni di lavoro e personali, è facile perdere di vista ciò che conta davvero, ma nel lungo termine i risultati arrivano solo se ci impegniamo per raggiungerli ogni giorno.

Quando pianifichi la tua settimana, dovresti sempre mettere in conto gli imprevisti, il lavoro extra, le cose da sbrigare e riservare del tempo per te stesso, perché ci vuole sempre un bel premio per motivarsi a dare di più.

Nessuno può rendere sempre al massimo, perché ci sono diversi fattori che influenzano il nostro modo di lavorare e la nostra gestione del tempo e non tutti dipendono da noi.

Ci sono, però, delle tecniche di pianificazione e gestione del tempo che ci possono aiutare a sfruttare al massimo le ore che abbiamo a disposizione.

I grandi cambiamenti iniziano con un piccolo passo e sono le cose più semplici, quelle che non facciamo, a fare davvero la differenza nel lungo termine.

Se vuoi diventare padrone del tuo tempo, apportare una piccola modifica alla tua settimana è il primo passo.


Come creare tempo

Quando, tempo fa, mi sono iscritta a un corso di time management nel tentativo di imparare a lavorare più velocemente e a gestire meglio i numerosi progetti dei quali mi occupavo regolarmente, ho scoperto che il problema non era gestire il tempo, ma eliminare tutto ciò che non era fondamentale per il raggiungimento dei miei obiettivi.

C’è una frase che ho ascoltato spesso nell’ambito della crescita personale e che rende benissimo questo concetto: “Nella vita puoi fare tutto quello che vuoi, ma non potrai mai fare tutto”.

Se, ad esempio, vuoi cambiare lavoro, ma di giorno hai un lavoro con il quale ti mantieni e hai anche una famiglia con la quale passare tempo nei momenti liberi, dovrai dedicare ogni secondo del tempo che ti avanza alla tua nuova attività ed eliminare qualunque altro impegno.

Si tratta sempre di scegliere ciò che è più importante per noi e concentrarci su quell’unico obiettivo, o comunque tenere in equilibrio il minor numero di obiettivi possibile.

Dedicarsi a diversi progetti contemporaneamente vuol dire disperdere energia, tempo e risorse. Anche se avessi il tempo di stare dietro a tutto, ne usciresti esausto e con una sensazione di confusione mentale.

Non si tratta di occuparsi sempre e solo di una cosa sola, si tratta di posticipare alcuni progetti per dedicare il tempo necessario ad altri e portarli a termine. Si tratta di eliminare il superfluo, a volte delegando, altre rinunciando anche a cose che vorremmo fare.

Un buon modo di procedere è fare una lista di tutte le cose che devi fare, che vuoi fare e che stai facendo e poi scegliere quelle sulle quali concentrarti assegnando loro una percentuale di tempo, quella che ritieni necessaria. E, visto che il massimo è 100%, dovrai per forza scegliere.


Pianificare la settimana

Una volta fatta piazza pulita di tutto il superfluo, è ora di concentrarsi sugli obiettivi da raggiungere.

Che si tratti di terminare prima il lavoro che hai durante la settimana per avere più tempo per giocare con i tuoi figli o di fare spazio a quella passione che vuoi trasformare in un lavoro, il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo e, una volta esaurita, non torna indietro.

Organizzare le tue giornate in modo da essere produttivo – e non solo impegnato – è fondamentale.

Tutto ciò a cui diamo attenzione inizia a cambiare: prenditi del tempo per organizzare il tuo tempo.

Riserva uno spazio per organizzare la settimana e riflettere sulla settimana appena trascorsa.

È l’occasione per analizzare cosa ha funzionato e cosa no della settimana passata e pianificare la nuova settimana di conseguenza.

Non sottovalutare l’importanza di questo appuntamento al quale dovresti riservare almeno un’ora o due di tempo.

La pianificazione della settimana dovrebbe includere sia il deep work che lo shallow work.

Il primo ti permette di lavorare senza distrazioni ai progetti che richiedono concentrazione, prendendoti almeno due ore di tempo nelle quali farai soltanto quello e metterai il telefono in modalità aereo.

Il secondo include le chiamate, gli appuntamenti da prendere, le e-mail a cui rispondere, il tempo libero da organizzare, e così via.

Assicurati di avere abbastanza tempo per tutte queste attività e riduci le priorità giornaliere ad un massimo di tre. Pianifica anche eventuali imprevisti, lasciandoti sempre del tempo extra per gestirli.

Metti in agenda anche il tuo tempo libero con attività che ti fanno stare bene, ti darà la motivazione per lavorare con costanza e impegno per il resto della settimana.


Stabilire le giuste priorità

Avere delle priorità ci permette di occuparci di una cosa alla volta e di portare a termine tutto ciò che dobbiamo o vogliamo fare nel lungo periodo.

Le nostre priorità dovrebbero essere le attività che ci “elevano” (dall’inglese, leverage activities), cioè quelle attività che ci portano ad avanzare verso i nostri obiettivi.

Ad esempio, se vuoi aumentare il numero di visite al tuo sito web, una leverage activity potrebbe essere imparare come farlo e dedicare poi una buona fetta del tuo tempo a mettere in pratica quanto hai appreso.

Una leverage activity costituisce una leva, perché ci porta a compiere passi in avanti e rende più semplici o addirittura superflue molte altre attività. È importante dedicare sempre del tempo ad alcune di queste attività.

I nostri to do quotidiani non sono priorità, ma cose da sbrigare. Possiamo anche sentirci meglio dopo averli eseguiti, ma non ci portano a migliorare nel lungo termine.

Per aiutarti a stabilire le priorità, fai una lista di tutto ciò che devi e vuoi fare e classificalo in base alla matrice di Eisenhower.

Il metodo riconosce quattro quadranti per gestire al meglio il proprio tempo: le crisi, le opportunità, le interruzioni e le sciocchezze.

Le crisi sono attività importanti e urgenti che non si possono rimandare perché hanno una scadenza, come preparare un esame da sostenere entro pochi giorni. Se la nostra giornata è piena di queste attività, sarà impossibile gestire il nostro tempo.

Le opportunità sono attività importanti, ma non urgenti, ad esempio sport, visite mediche, lavorare per realizzare un sogno.

Sono attività che ci permettono di prevenire le crisi e quindi meritano di ricevere attenzione e di essere portate avanti con costanza. Gli hobby e lo svago vanno inseriti in questo quadrante.

Le interruzioni, dette anche inganni, sono attività urgenti, ma non importanti, vanno sbrigate subito, ma non ci avvicinano ai nostri obiettivi. Sono le e-mail a cui dobbiamo rispondere, le chiamate, le riunioni improvvise.

Queste attività andrebbero ridotte al minimo o delegate ad altri, ma vanno comunque portate avanti.

Le sciocchezze sono le attività non urgenti e non importanti. Qui siamo soliti inserire tutte le scuse e quelle attività inutili che ci succhiano tempo ed energia. Tutte le attività che inserisci in questo quadrante possono essere eliminate dalla tua to do list.


Gli ostacoli sul cammino della produttività

Anche con una buona pianificazione, ci sono ostacoli che minano la nostra produttività e che possono colpirci in maggiore o minore misura in base al nostro vissuto.

Il primo fra tutti è la procrastinazione: tutto ciò che iniziamo e rimandiamo ci succhia energia, perché la procrastinazione si nutre della nostra autostima.

Ciò che come esseri umani contribuisce alla nostra felicità e accresce la nostra autostima è portare a termine dei compiti e raggiungere piccoli obiettivi quotidiani e settimanali.

Rispettare gli impegni presi con te stesso contribuirà a darti il senso di benessere che ricerchi nelle distrazioni.

Le cause della procrastinazione sono svariate, e potrebbe avere senso cercare l’aiuto di un professionista, ma puoi provare a portare a termine l’esercizio seguente e iniziare subito a combatterla.

Scrivi i tuoi obiettivi su un foglio e scegli un’azione quantificabile da compiere ogni giorno per raggiungerli.

Se ti accorgi che stai rimandando, identifica in quali occasioni lo fai e, quando sta per succedere, fermati e rifletti su ciò che stai facendo e su quello che, invece, dovresti fare per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto. Porta consapevolezza nello svolgimento dei tuoi compiti.

Un altro ostacolo alla produttività è il perfezionismo.

Devi fare i conti con il fatto che, prima o poi, qualche errore ti scapperà.

Potresti allora scegliere di introdurre tu stesso dei piccoli errori nel tuo quotidiano, per abituarti a commetterne e imparare ad essere meno severo con te stesso.

Può trattarsi di un errore di battitura in una mail, di una svista o una dimenticanza, qualcosa che non comprometta ciò che fai, ma che ti renda solo più umano ai tuoi occhi e a quelli degli altri.

Un altro ostacolo che può diventare un grande problema è il voler fare sempre tutto.

Abbiamo a disposizione un determinato numero di ore e di giorni in una settimana e fare tutto non è possibile.

Se, però, pianifichi con cura e stabilisci delle priorità, potrai occuparti di una cosa alla volta e nel lungo termine riuscirai anche a terminare tutto ciò che vuoi fare.


Conclusione

Spesso, tendiamo a sopravvalutare ciò che siamo in grado di fare in un anno, ma a sottovalutare ciò che possiamo fare in cinque anni.

Una corretta pianificazione e organizzazione del tuo tempo ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi più velocemente.

Qualunque consiglio sull’organizzazione del tempo va sempre adattato alle tue esigenze, al tuo stile di vita, alla tua giornata e al tipo di persona che sei. Sperimenta il più possibile per trovare il metodo giusto per te.

Spesso viene esaltata l’importanza dei rituali mattutini o serali per mantenere alta la motivazione, ma se hai una giornata fitta di impegni, potrebbe essere controproducente inserire dei rituali, che ti porterebbero via tempo prezioso da un tuo progetto o un hobby.

Inoltre, a volte creiamo dei rituali senza neanche accorgercene: se ami leggere mentre fai colazione o se prendi un caffè al bar tutte le mattine prima di andare al lavoro, ecco il tuo rituale.

Per chi volesse approfondire la tematica, consiglio i seguenti libri:


Valentina Valoroso Autrice presso La Mente Pensante Magazine
Valentina Valoroso
Copywriter | Traduttrice | Insegnante di Lingue
Bio | Articoli
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