Le quattro parole chiave
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Cosa c’entra l’efficacia personale con il vocabolario? Apparentemente niente, in realtà a volte per prendere “le redini della nostra efficacia” ci manca solo il giusto vocabolario.
Il “vocabolario dell’efficacia” può essere un valido alleato per rispondere alle richieste dell’ultimo minuto prontamente, senza esitazione, senza risultare sgarbati.
Cosa intendo per “vocabolario di efficacia”?
- La parola chiave che ci riporta alla mente i nostri obiettivi;
- La frase pronta per le occasioni inaspettate;
- La domanda guida per la scelta cruciale.
Ognuno personalizzerà il suo “vocabolario di efficacia“, in base alla propria situazione e sensibilità, ma ci sono 4 vocaboli che non possono assolutamente mancare, vediamoli uno ad uno:
Priorità
Il tempo è una risorsa finita e spesso non riusciamo a far fronte a tutti i nostri impegni immediatamente. Se non sceglieremo con attenzione le attività da fare subito (le priorità) e quelle da rimandare rischieremo di lasciare indietro le attività più importanti e di valore.
Le persone che “riescono a fare tutto”, in realtà riescono ad essere efficaci, nonostante “false urgenze” e attività poco importanti, applicando prima di tutto una scelta riguardo le attività in cui concentrare le proprie energie.
Risorse ed energie sono limitate, se le investiamo in mille direzioni difficilmente otterremo risultati significativi, saremo sempre impegnati “a tappo” sentendoci però poco efficaci.
Selezionare e dedicarsi ad un numero limitato di attività cruciali è fondamentale per ottenere risultati.
Posteriorità
Per definire le giuste priorità serve decidere anche le posteriorità, ovvero le attività di cui occuparsi in un secondo momento.
Definire le posteriorità significa decidere consapevolmente di rimandare le cose meno importanti, da poter fare successivamente o forse mai, perché di minor o nessun impatto sui risultati.
Non sentiamoci in colpa per le attività che procrastiniamo, non è “mancanza di voglia di fare” ma consapevolezza che tutto e subito, spesso non sono compatibili.
Per entrare in un luogo bisogna prima uscire da un altro. Per prendere in mano una cosa, dobbiamo posare un’altra. Per intraprendere una nuova attività bisogna terminare o sospendere un’altra. – B. Tracy
La scelta delle attività da rimandare va fatta con attenzione e consapevolezza
avere il controllo del nostro tempo dipende anche dalla nostra capacità di lasciare in secondo piano le attività di basso valore.
Il NO consapevole
Dire NO nella vita e nel lavoro per molti è uno scoglio difficile da superare. Perché dire NO è così difficile?
- Dire NO significa imprimere nella mente dell’altro un ricordo negativo per molto tempo: siamo portati naturalmente (negativity bias) a reagire in maniera più forte ad eventi negativi, che ci restano in mente per molto più tempo. Il ricordo del NO permane per molto più tempo rispetto al ricordo del SI.
- “Conformismo Sociale” è la tendenza a conformarci alle aspettative di un gruppo per non “rompere gli equilibri”. Dire no ad una richiesta di un amico, un collega o al capo è come deludere le loro aspettative, con un conseguente un impatto negativo sulla relazione (almeno a breve termine).
- Quando tutto è percepito allo stesso livello di importanza (tutto urgente e importante) come si fa a scegliere? Non avendo criteri chiari si tende a dire SI a tutto ciò che ci capita.
- Spesso rispondiamo di getto senza prenderci il tempo per stimare lo sforzo necessario e calcolare il rapporto sforzo/beneficio che ogni nuova proposta porta con sé
Come costruire il nostro NO consapevole:
- Avere chiari i nostri obiettivi per poter valutare velocemente se accettare o meno la nuova attività;
- Avere un registro aggiornato di attività in corso, per poter valutare se si riesce ad assorbire lo sforzo in termini di tempo richiesto dalla nuova attività. Talvolta diciamo SI per inerzia, per poi pentirci di aver accettato un’attività in più;
- In caso di indecisione, preparare la carta del NO gentile;
- Accettare parzialmente la richiesta, in modo da diminuire il tempo necessario “non posso fare tutta l’Attività, ma posso occuparmi della parte X”;
- Accettare in maniera condizionata “se accetto di fare questa Attività, a cosa decidiamo di dare minore priorità? Cosa posso eliminare o riposizionare nel tempo?”
Il SI convinto
Perché un SI convinto? Perché se non è un SI convinto, meglio dire no.
Ogni volta che diciamo SI ad una nuova attività, implicitamente dovremo dire NO ad un’altra attività.
Per differenziarci in un mondo sempre più competitivo è cruciale concentrare il nostro tempo nel fare ciò che ci riesce meglio e ci appassiona, piuttosto che riempire le nostre agende di cose da fare per paura di perdersi opportunità future.
Quando ci si presentano inaspettatamente buone occasioni è particolarmente difficile essere selettivi perché scatta la paura di perdersi qualcosa nel futuro.
La cosiddetta FOMO (Fear of missing out – paura di perdere qualcosa), ci porta a sovrastimare le opportunità che abbiamo davanti e che un NO potrebbe precluderci.
E adesso tocca a te! Prova a creare il tuo vocabolario di efficacia!
Quale altro termine aggiungeresti?
Bibliografia
“Ingoia il rospo” – Brian Tracy, II Ed. 2020
“Dritto al sodo” – Greg McKeown, New Ed. 2020
Simona Bargiacchi
Internal Communication & University Relations Manager
Bio | Articoli | Video Intervista AIPP Marzo 2024
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